Qu'est-ce que la gestion multi-société ?
La fonctionnalité multi-société (ou multi-entity) de Dolibarr permet de gérer plusieurs entités juridiques indépendantes au sein d'une seule installation. Chaque société dispose de ses propres données : clients, fournisseurs, factures, comptes bancaires, stocks et utilisateurs — tout en partageant la même infrastructure technique et le même code source.
Contrairement à une simple segmentation par projet ou par département, la multi-société crée des cloisonnements complets entre entités, avec la possibilité de partager sélectivement certaines ressources (utilisateurs, articles, chartes comptables).
Quand utiliser la multi-société ?
- Holding / Groupe : siège social et plusieurs filiales opérationnelles.
- Franchise : réseau de points de vente avec une gestion centralisée des produits.
- Activités distinctes : même propriétaire, mais entités juridiques séparées (ex. commerce + prestation de services).
- Association + entreprise : deux structures avec des comptabilités séparées mais une équipe administrative commune.
Configuration clé en main
La mise en place multi-société dans Dolibarr demande une expertise technique :
- Activation du module Multi-Company : installation et licence (module tiers du DoliStore).
- Création des entités : définition du nombre de sociétés, de leurs noms et de leur arborescence (parent / enfant possible).
- Mapping des utilisateurs : un utilisateur peut appartenir à une ou plusieurs entités, avec des droits différenciés.
- Partage sélectif : produits, tiers, comptes bancaires et plans comptables peuvent être partagés ou cloisonnés.
- Rapports consolidés : extraction groupée des chiffres d'affaires, marges et bilans sur l'ensemble du groupe.
Avantages pour les PME suisses
- Centralisation : un seul ERP, une seule maintenance, une seule facture d'hébergement.
- Économies d'échelle : pas besoin d'acheter plusieurs licences ou d'héberger plusieurs instances.
- Vision groupe : tableaux de bord consolidés pour la direction et les actionnaires.
- Conformité : chaque entité conserve sa propre comptabilité, sa TVA et ses obligations légales.
Limites et précautions
- Module tiers payant : le module Multi-Company du DoliStore est soumis à licence annuelle.
- Complexité accrue : sauvegardes, mises à jour et support doivent prendre en compte l'ensemble des entités.
- Performance : au-delà de 5-6 entités avec un volume élevé, un audit d'infrastructure est recommandé.
- Formation : les utilisateurs doivent comprendre le principe de basculement entre sociétés pour éviter les saisies dans la mauvaise entité.
Cas concret : un holding valaisan
Un client de DoliSwiss exploite deux sociétés immobilières et une société de services dans le Valais. Avant Dolibarr, trois fichiers Excel, deux logiciels de facturation et un comptable externe géraient la confusion. Après migration multi-société :
- Une seule instance Dolibarr hébergée en Suisse.
- Trois entités juridiques distinctes avec leurs propres factures et comptes bancaires.
- Partage des fiches "locataires" entre les deux sociétés immobilières.
- Consolidation mensuelle du CA pour le holding, exporté en un clic.
Conclusion
La multi-société Dolibarr est une solution robuste pour les groupes et holdings suisses qui veulent rationaliser leur système d'information sans sacrifier l'indépendance comptable de chaque entité. Sa mise en place demande un accompagnement technique — c'est précisément le rôle de DoliSwiss.
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